Compliance inom SOS International
Hos SOS International är kvalitet, informationssäkerhet, dataskydd och compliance några av de viktigaste parametrarna för att vår verksamhet ska lyckas.
Detta fokus på compliance samt kvaliteten på vårt ledningssystem bekräftas av vårt stora antal ackrediteringar och certifieringar, härunder våra certifieringar i ISO27001 (informationssäkerhet), tillägget ISO27701 (sekretessskydd) och 9001 (kvalitetsledning) samt i ISO14001 gällande miljöledning i vår Mobility Division.
SOS International är ett av få företag med denna speciella kombination av ISO-certifieringar.
Vårt fokus på skydd av personuppgifter och informationssäkerhet stöds av diverse policys och interna riktlinjer med tillhörande åtgärder och initiativ. Exempel på åtgärder gällande informationssäkerhet och certifieringen i ISO27001 och ISO27701 är åtkomstkontroll till system och byggnader, nätverkssäkerhet, konfidentiell hantering av personuppgifter osv.
Arbetet med allmän kvalitetsledning och certifieringen i ISO9001 består bl.a. av processoptimering av interna rutiner och riskstyrning. Vår interna granskningsfunktion stödjer den löpande förbättringen av kvalitetsarbetet.
Hållbarhet
I SOS International arbetar vi aktivt med att ta ett samhällsansvar på områden så som miljö- social- och ledningsmässig hållbarhet. Detta för att skapa en positiv effekt för såväl kunder som medarbetare och för samhället omkring oss.
Varje år utarbetas en hållbarhetsrapport som - tillsammans med ledningens utvärdering i SOS årsrapport - sätter ord och tal på våra hållbarhetsinsatser.
Hos SOS International är kvalitet, informationssäkerhet, dataskydd och compliance några av de viktigaste parametrarna för att vår verksamhet ska lyckas
Company Code of Conduct
To achieve our vision –
We want to be perceived as the most trusted assistance partner
– we must be committed to the highest ethical standards of business conduct.
Our Code of Conduct (the "Code") describes the compliance and ethical principles that guide our company, our employees and the interactions we have with our stakeholders. Our Code ensures that our values are reflected in our daily work and that we enhance the transparency of our activities for all stakeholder groups. Our Code reflects the business conduct that our customers will expect in the market that we operate in. It directs business practices as outlined by our corporate compliance programme and highlights potential areas of risk and conflict, prescribing guidelines of conduct for these areas.
In addition to this Code, SOS International will comply with all applicable laws, conventions and regulations.
The Code governs the business conduct of SOS International and every SOS International employee including the Directors Board, managers and each individual staff member (“employees”). When SOS International engages with outside business partners such as vendors or other service providers, they must adhere to this Code or a supplier code of conduct based on the principles of this Code.
All employees of SOS International are expected to adhere to and act according to the principles enclosed in this Code.
Non-compliance with this Code, company policies, laws, conventions and regulations and/or contractual obligations may not only have potential legal and regulatory consequences, but may also compromise SOS International's reputation. Unethical or illegal acts can never be justified. Violation of the Code may result in disciplinary actions and further employment law consequences, e.g. in the form of warning, employment termination or summary dismissal.
Compliance concerns and suspected violation of our Code can be reported to GroupGRC@sos.eu.
nspired by the ten general principles contained in the UN Global Compact our Code includes principles regarding respect for the environment, anti-corruption and universally recognised principles on human rights, including labour rights.
HUMAN RIGHTS INCLUDING LABOUR RIGHTS
SOS International is committed to respect human rights as recognised by the applicable laws, conventions and labour standards. SOS International employees shall abstain from any involvement in breaching human rights and if relevant promote human rights when working in countries where respecting human rights is not self-evident. The following standards demand respect for all individuals and consideration of the interests of all of those affected by and involved in our business
In all of our operations we
- Condemn the use of forced labour and exploitative child labour
- Comply with applicable laws, conventions, agreements and generally used industry standards on compensation and working hours
- Respect employees' lawful freedom of association and the right to collective bargaining
- Provide equal opportunity for all employees and we do not discriminate at any level of the organisation on the basis of race, skin colour, gender, age, religion, beliefs, national, ethnic and/or social origin, disability, sexual orientation, political views or any other legally protected characteristic
- Pay workers a fair wage and uphold work hours and paid holiday leave according to national legislation and industry standards generally used
- Provide a safe and healthy work environment. All employees shall have actual influence in matters concerning Environment, Health and Safety (EHS) and we encourage our employees to actively contribute to the development of the EHS culture in SOS International
ENVIRONMENT
SOS International is committed to enhancing sustainable development and our employees are expected to support and act according to our environmental strategy.
In all our operations, we strive to improve SOS International's carbon footprint by, e.g.:
- Buying eco-friendly equipment and products
- Reducing waste and the use of water
- Limiting travel for the purpose of meetings and prioritising usage of video conferences
- Promoting to our business partners, where relevant, the importance of considering the environment
- Considering the environmental impacts of our services and where relevant communicating them to our customers and business partners
ANTI-CORRUPTION
SOS International will not tolerate any form of, and will not engage in any form of, corruption or bribery for the purpose of influencing decision making in violation of law.
We expect our employees to
- Comply with applicable laws, conventions and regulations relating to anti-corruption and refrain from engaging in any form of bribery, corruption or extortion
- Refrain from offering or receiving any gifts, donations or sponsorships in order to make the recipient buy SOS International’s product or services
- To ensure that courtesies offered or provided by SOS International employees, such as gifts or entertainment, are properly reflected on our books and records
- Observe neutrality with regard to political parties and candidates for public office. Neither the names nor the assets of SOS International shall be used to promote the interests of political parties or candidates
- Abstain from deliberate or inadvertent involvement in money laundering which may be a reason for serious penalties for everyone involved. All financial transactions and payments must be authorised and recorded
Donations and sponsorships
We do not make any direct or indirect donations to political organisations, parties or individual politicians. We may occasionally grant donations and sponsorships to support a good cause and promote the knowledge of SOS International. Sponsoring and donations must not be used to circumvent the rules of this Code. All sponsorships are granted in a transparent manner and in accordance with our sponsorship policy.
Conducting fair business practices and maintaining respectful customer relations is an essential part of the way we do business. We do not tolerate any dishonest behaviour and seek to always act with dignity and integrity.
CORRECT INFORMATION, ACCOUNTING AND REPORTING
We make decisions based on information recorded at every level of SOS International. We must record all information honestly and accurately. This includes, but is not limited to, expenses, revenues, case data and any other corporate information. All financial transactions and payments must be authorized and recorded.
SOS International business information will be communicated accurately and fully, both internally and externally. All accounting information must be correct, registered and reproduced in accordance with laws, conventions and regulations. Strict compliance with corporate accounting methods is required, as is cooperation with internal and external auditors.
Any intentional act that results in a material misstatement in financial statements will be treated as fraud.
FAIR COMPETITION
SOS International believes that customers and society as a whole benefit from fair, free and open markets. We do not make agreements with competitors to fix prices or otherwise restrain free trade.
CONFLICTS OF INTEREST
We have a responsibility to make decisions strictly on the basis of SOS International’s best interests. Business decisions and the provision of services may never be influenced by personal concerns and personal relations of our employees.
The key to addressing conflicts of interest is full disclosure. Employees have the responsibility to disclose any potential conflict of interest to SOS International.
USE OF SUBSTANCES
Use of illegal drugs, alcohol abuse and the misuse of legal drugs create serious health and safety risks in the workplace. The possession, sale or use of illegal drugs or being under the influence of such drugs, on company time or property, or at company-sponsored events, is prohibited. Similarly, impairment from alcohol when conducting company business is also prohibited. It is important that cases regarding drug and alcohol abuse be brought to management’s attention immediately.
COMMUNICATION
SOS International is committed to providing accurate and trustworthy information to the media and the public. To ensure consistent communication and compliance with SOS International’s policies, employees are prohibited from making statements to the media regarding or on behalf of SOS International unless in accordance with SOS International’s communication policy or approval has been granted by the manager of the communications department. If employees are contacted by the media they should kindly forward the request to the manager of the communications department.
CONFIDENTIALITY
Information is an important company asset which must be carefully protected. Handling sensitive information including company, customer and health information is part of our core business and all employees are obliged to keep sensitive information confidential.
- All employees are required to accept obligations of strict confidentiality during and after their employment with SOS International. This also includes substitutes, consultants, service personnel and visitors
- We take all reasonable precautions to ensure that we do not disclose confidential information, including confidential information belonging to our customers, to any third party without a valid business purpose and proper authorisation
- Employees shall protect SOS International’s intellectual property rights including trade secrets. Employees shall not unlawfully use or acquire trade secrets and other confidential and proprietary information of other companies
Information technology (IT) has become a strategic and competitive factor at SOS International while involving a large number of risks at the same time. This primarily includes impairment of data processing as a result of malicious programs (viruses), loss of data due to program errors or data disclosure and misuse (e.g. due to hackers). In order to ensure information security and proper safeguarding of personal data all employees shall adhere to our personal data policy and IT policies.
In terms of questions in regard to this Code please contact:
GroupGRC@sos.eu
SOS International
Nitivej 6
2000 Frederiksberg
Denmark
This document is valid, approved and requires full adherence from 1 May 2016.
Supplier Code of Conduct
SOS International is committed to economic, environmental and socially
sustainable development. This forms the basis of our approach to corporate social responsibility and our way of conducting our business with high integrity and ethical standards.
This Supplier Code of Conduct (the “Code”) is inspired by the ten general principles contained in the UN Global Compact. It includes respect for the environment, anti-corruption and universally recognised principles on human rights, including labour rights. SOS International wants to uphold this Code and the related instructions in a spirit of constructive dialogue and in partnership with our suppliers for the mutual benefit of both parties.
This Code governs the business relationship between SOS International and our suppliers regarding the themes corporate social responsibility and business ethics.
As a condition for doing business with SOS International, we require our suppliers to comply with the Code and its Appendices. In addition, suppliers shall ensure that their sub-contractors also comply with the provisions of the Code and its Appendices.
The provisions in this Code are minimum requirements to suppliers. In addition to meeting the minimum requirements in this Code, suppliers must comply with all applicable local laws and regulations. If there are differences between the provisions of the Code and applicable laws or regulations, suppliers shall adhere to the higher requirements.
The supplier shall at SOS International’s request provide sufficient information for SOS International to ensure that the supplier is compliant with the Code and
its Appendices. Such information may be disclosed to SOS International’s customers if relevant.
If this Code or its Appendices is not complied with, the supplier shall inform SOS International immediately and prepare an action plan to remedy the non-compliance.
SOS International reserves the right to consider any non-compliance by suppliers or sub-suppliers a material breach of the agreement between SOS International and the supplier.
Suppliers are expected to support the protection of internationally recognised human rights, including labour rights, as stated in the UN International Bill of Human Rights and the UN International Labour Organisation’s Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work.
As a minimum, SOS International expects our suppliers to:
- Condemn the use of forced labour and exploitative child labour
- Comply with applicable laws, agreements and industry standards on compensation and working hours
- Respect employees’ lawful freedom of association and the right to collective bargaining
- Provide equal opportunity for all employees and not discriminate at any level of the organisation on the basis of ethnicity, gender, age, religious beliefs, social origin, disability, sexual orientation, gender identity or any other legally protected characteristic
- Provide a safe and healthy work environment
Suppliers must manage all significant potential and actual impacts on the environment and climate.
As a minimum, SOS International expects our suppliers to:
- Identify aspects of the supplier’s activities, products and services that have or may have significant impact on the environment
- Ensure legal compliance with applicable law or regulation relevant to the environmental impacts of the supplier’s activities, products and services
- Establish environmental objectives and targets relevant to the law and significant environmental affairs, and develop action plans to achieve the stated objectives and targets
- Ensure that activities related to the environment are conducted under specified conditions and continually monitored
- Ensure that any person performing tasks which have the potential to cause significant environmental impact is competent and has the proper education, training and experience to overcome the potential risk
SOS International will not tolerate any form of, and will not engage in any form of, corruption or bribery. Suppliers are required to work systematically and continually against corruption or other improper business practices.
As a minimum, SOS International requires our suppliers to:
- Comply with applicable laws and regulations relating to financial crimes, anti-corruption and refrain from engaging in any form of bribery, corruption or extortion
- Abstain from deliberate or inadvertent involvement in money laundering
- Establish and have in place adequate policies and processes to counter corrupt practices
- Refrain from offering disproportionate donations, funding, excessive gifts and extravagant entertainment and similar improper advantages to government officials, SOS International employees, agents, representatives of other business partners etc. Courtesies must be properly reflected as such in the supplier’s books or records
- Generally refrain from offering, promising or making facilitation payments
- Refrain from using the name or assets of SOS International to promote the interests of political parties or candidates
- Avoid conflict of interests and always make decisions without regard to personal concerns that could impair, or be perceived to impair, the supplier’s business judgement. Disclose conflict of interests if they occur
Suppliers are expected to adopt fair and respectful business practices towards all of its business relations.
As a minimum, SOS International expects our suppliers to:
- Provide and record all information honestly and accurately, including but not limited to expenses, revenues, data and any other corporate information. Compliance with applicable accounting methods is required, as is cooperation with internal and external auditors
- Safeguard any confidential information and personal data. Respect and protect the individual’s right to privacy by adhering to the agreement with SOS International and the Code of Conduct for the processing of Personal Data (for instructions, please see Appendix 1)
- Abstain from fixing prices or otherwise restraining trade
- Refrain from using illegal drugs, abuse alcohol or misuse legal drugs when conducting business with or on behalf of SOS International
- Make no public statements on behalf of SOS International. Always forward any requests from the media regarding SOS International to our Communications Department
Questions and observations including required reporting relating to this Code shall be directed to SOS International at:
Compliance@sos.eu
SOS International
Nitivej 6
2000 Frederiksberg
Denmark
Miljöpolicy
Mobility Division: Syftet med och omfattningen av denna policy är att säkerställa att SOS International ständigt strävar efter att förbättra företagets miljöledningssystem och övergripande miljöprestanda inom SOS Internationals Mobility Division. Tillämpningsområdet för miljöledningssystemet omfattar därför all verksamhet och alla berörda parters intressen (både interna och externa) som härrör till SOS Internationals tjänster inom vägsassistans.
Få hjälp över telefon
På vår nordiska larmcentral stöttar vi och hjälper bilägare över telefon, till exempel om en varningslampa lyser på bilens instrumentpanel eller styrlåset inte fungerar. När vi hjälper till över telefon, bidrar vi till en tidsbesparande och bekväm kundresa då bilägaren kan fortsätta resan i hans eller hennes bil.
Att få hjälp över telefon har också fördelar för miljön då vi undviker koldioxidutsläpp när vi inte skickar ut en bärgningsbil. Under 2021 hjälpte vår nordiska vägassistans slutanvändare i så stor utsträckning att vi reducerade mängden utsläpp av CO2 motsvarande en bärgningsbil som kör jorden runt mer än 51 gånger.
Visselblåsarsystem
Vår främsta uppgift är att hjälpa människor i kritiska situationer. SOS Internationals krav på säkerhet, förtroende och ärlighet är inte till diskussion. Vi är proaktiva när det gäller hantering av rättigheter och efterlevnad av lagstiftningen.
Om det har inträffat något som strider mot våra åtaganden, vänligen rapportera detta enligt våra normala kommunikationsprocesser eller via vårt visselblåsarsystem. För visselblåsarsystemet hänvisas du till en plattform utanför SOS International för att säkerställa full konfidentialitet.
Dataetik inom SOS International
SOS International är förpliktigad i att hantera data på ett etiskt sätt för att säkerställa att individer och företagsrelationer inte skadas och att sekretessbelagd information förblir konfidentiell.
Som företag tar SOS International ansvar för att hantera data seriöst, både personuppgifter och annan företagsrelevant information, inklusive aggregerade och statistiska data.
Vår dataetiska policy är en förlängning av vårt fokus på att skydda personuppgifter och informationssäkerhet, så som redan understrukits i våra ISO-certifieringar, olika policyer och interna instruktioner med tillhörande åtgärder och initiativ.
Cookiepolicy
SOS International och SOS Dansk Autohjælp samlar information om ditt besök på vår webbsida samt alla aktiviteter relaterade till det.
Webbsidan ägs och förvaltas av SOS International och SOS Dansk Autohjælp.
SOS International A/S
Nitivej 6, 2000 Frederiksberg,
Danmark
Email: sos@sos.eu
Telefon: +45 70 10 50 55
CVR-nummer: 17013718
SOS International DK A/S
Olof Palmes Alle 18, 8200 Aarhus N
Danmark
Email: aarhus@sos.eu
Telefon: + 45 70 10 80 92
CVR-nummer: 17738739
Cookies är små textfiler som en webbsida kan be att få spara i webbplatsbesökarens dator, surfplatta eller telefon.
Dessa filer läser webbsidan av varje gång besökaren återvänder till webbsidan.
Textfilerna talar om vad besökaren gjorde vid sitt senaste besök på webbsidan, vilket är användbart för en mängd olika syften.
Vi använder cookies för att anpassa och personifiera vårt innehåll och våra annonser samt för att analysera vår trafik. Vi delar också med oss av vår information om hur du använder vår webbsida med våra analytiker, annons- och sociala mediepartners. Våra partners kan i vissa fall kombinera informationen med annan data som du gett dem eller som de har samlat in när du har använt deras tjänster.
SOS International kan lagra cookies på din enhet om det är absolut nödvändigt för att försäkra sig om att du får den tjänst du uttryckligen bett om att få använda. För alla andra typer av cookies måste vi få ditt samtycke.
Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke av cookies. Klicka på den röda cookie-ikonen längst ner i vänstra hörnet för att ändra eller ta tillbaka ditt samtycke.
För mer information om SOS International, hur du kontaktar oss och hur vi hanterar personuppgifter, se vår integritetspolicy.
En cookie kan alltid raderas eller ändras.
Klicka på den röda cookie-ikonen längst ner i vänstra hörnet för att ta bort eller ändra en cookie.
Cookies som är strikt nödvändiga för att SOS International ska kunna försäkra en leverans av den service webbsidan erbjuder, kan inte raderas. De kallas för ”Nödvändiga cookies”.
För läsa mer om samtliga cookies SOS International kan använda, samt i vilket syfte, klicka på den röda cookie-ikonen längst ner i vänstra hörnet och välj ”visa detaljer”.
Om du har några synpunkter eller frågor angående SOS International cookie policy eller SOS Internationals hantering av cookies, vänligen kontakta SOS International via e-mail.
Policy för hantering av personuppgifter
SOS International arbetar ständigt för att säkerställa ett bra skydd för dina personuppgifter. Vi ser bl.a. till att du får fullständig information om och är införstådd med hur vi hanterar dina personuppgifter. I vår policy för behandling av personuppgifter kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi normalt inhämtar i ett ärende och vad vi använder uppgifterna till.
Personuppgifterna som SOS International inhämtar hanteras i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen (GDPR) och övrig dataskyddslagstiftning. SOS International är i vissa fall personuppgiftsansvarig och i andra fall hanterar vi personuppgifter som biträde på uppdrag av våra kunder, som ofta är försäkringsbolag. I båda fallen följer vi de krav som ställs i lagstiftningen.
Angående inspelning av telefonsamtal
När du ringer till vissa av SOS Internationals telefonlinjer kan samtalet komma att spelas in. I de fall du ringer till någon av dessa linjer blir du informerad om inspelningen innan den påbörjas.
SOS International hanterar många typer av personuppgifter i olika syften. Därför har vi olika policyer för personuppgiftshantering, vars respektive innehåll är anpassat till den service som SOS International har gett dig eller till din relation till oss.
I rutorna nedan hittar du länkar till våra respektive integritetspolicyer. Om du har varit i kontakt med en avdelning hos SOS International, där samtal på vissa av telefonlinjerna spelas in, innehåller integritetspolicyn ett särskilt avsnitt med information om inspelningen av samtal. I avsnitten kan du bland annat läsa om i vilket syfte vi spelar in samtal, de rättsliga grunderna för samtalsinspelning, hur länge en inspelning sparas och dina rättigheter i förhållande till dina inspelade samtal.
SOS International samlar in och behandlar personuppgifter om dig när vi behandlar ditt ärende och dina förfrågningar. Syftet med behandlingen är att tillhandahålla assistans enligt din reseförsäkring i förbindelse med medicinsk behandling utomlands, hemtransport med mera.
Behandling av personuppgifter i SOS International (Travelcare)
SOS International samlar in och behandlar personuppgifter om dig när vi behandlar ditt ärende och dina förfrågningar. Syftet med behandlingen är att tillhandahålla vägassistans under avtalstiden.
Behandling av personuppgifter i SOS International (Mobility)
Behandling av personuppgifter i SOS International (Mobility) - om du är bosatt i Finland.
SOS International samlar in och behandlar personuppgifter om dig när vi behandlar ditt ärende och dina förfrågningar. Syftet med behandlingen är att tillhandahålla rådgivning och/eller hälso- och sjukvårdstjänster enligt ditt hälso- och sjukvårdsprogram.
Behandling av personuppgifter i SOS International (Healthcare)
SOS International samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du är kund/leverantör hos oss, eller på annat sätt har varit i kontakt med SOS International eller har besökt några av våra kontor. Syftet med behandlingen är bland annat att kunna tillvarata våra gemensamma intressen, skapa ett bra samarbete samt säkerställa den fysiska säkerheten på våra kontor.
Privacy notification – SOS International (Customers, Suppliers and other)